Politeknik Negeri Sriwijaya
Lisnini, SE, MSi (Jurusan Administrasi Bisnis)
Titi Andriyani, SE, MSi (Jurusan Administrasi Bisnis)
Kosim, ST, MT (Jurusan Teknik Sipil)
Di dunia perkantoran, kita akan menemukan suatu aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan surat-menyurat. Makin banyak aktivitas kantor yang berhubungan dengan surat-menyurat maka semakin banyak jumlah surat (warkat) yang dihasilkan, diterima, diproses dan disimpan (diarsipkan).
Pengelolaan arsip secara manual akan berimbas pada banyaknya volume arsip kertas yang menimbulkan masalah seperti tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, tenaga pengelola, fasilitas, ataupun faktor lain yang bisa menyebabkan kerusakan arsip. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan arsip akan menjadi lebih mudah.
Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System). Pengertian arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya.
Pada SMA Patra Mandiri 1 Palembang (Mitra 1) yang beralamat di Jalan Kelapa Sawit Komplek Pertamina Plaju Palembang, arsip-arsip aktif atau yang masih digunakan diletakan di dalam dua jenis lemari arsip yaitu lemari yang memakai pintu dan lemari yang tidak memakai pintu.
Tiga dosen Politeknik Negeri Sriwijaya menyerahkan laptop beserta aplikasi elektronik kepada SMKN 8 Palembang.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh sekolah ini adalah menggunakan sistem objek (perihal). Arsip disusun ke dalam satu map ordner dan diletakan di lemari arsip.
Ruang penyimpanan arsip aktif dan tata usaha terletak disatu tempat dengan ukuran ruangan sekitar 3 x 4 meter, sedangkan ruang penyimpanan arsip inaktif sebesar 3 x 3 m, memiliki satu buah lemari penyimpanan arsip yang terbuat dari kayu, satu buah jendela, dua buah pintu dan satu buah kipas angin.
Lemari arsip inaktif hanya berjumlah 1 buah. Jumlah lemari arsip tersebut tidak bisa menampung seluruh arsip yang ada sehingga sering arsip-arsip ditumpuk begitu saja.
Di SMKN 8 Palembang (Mitra 2) yang beralamat di Jalan Panca Usaha Kertapati Palembang, tempat penyimpanan arsip terletak para ruangan tata usaha yang terdiri dari dua ruangan yang berdampingan, ruangan pertama mempunyai luas 2,5 m x 3 m dan ruangan ke dua luasnya 2 m x 2 m.
Kurangnya peralatan-peralatan dan perlengkapan-perlengkapan yang digunakan untuk menunjang dalam kegiatan penyimpan arsip contohnya lemari arsip, map ordner, map gantung dan lain-lain. Arsip-arsip hanya diletakan di atas meja-meja dan juga berserakan di lantai
a. Permasalahan Mitra 1 dan Mitra 2
Berdasarkan survei lapangan dan hasil maka dapat diidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh SMA Patra Mandiri 1 Plaju-Palembang (Mitra 1) dan SMKN 8 Palembang (Mitra 2), secara umum adalah sebagai berikut: Masalah manajemen sistem kearsipan, ruangan arsip, peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dan keuangan.
b. Solusi yang Ditawarkan
Adapun solusi yang ditawarkan adalah sebagai berikut: Memberikan penjelasan tentang apa itu electronic filling, menginstalkan program system penyimpanan arsip elektronik (electronic filling system), pelatihan tentang cara menggunakan program system penyimpanan arisp elektronik (electronic filling system), penataan ruangan arsip aktif dan inaktif seefisien mungkin, penerapan electronic filling system secara sungguh-sungguh dan konsisten.
c. Metode Pelaksanaan Kegiatan:
Metode pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat program PKM ini dibagi menjadi tiga tahap yaitu: Tahap sebelum pelaksanaan, pelaksanaan, evaluasi, lanjutan program
Tim Program Kemitraan Masyarakat (PKM) Politeknik Negeri Sriwijaya yang di ketuai oleh Ibu Lisnini, S.E., M.Si., bekerja sama dengan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) Politenik Negeri Sriwijaya dan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendirikan Tinggi (Kemenristek Dikti) berusaha untuk membantu masyarakat dengan program-program pengabdian kepada masyarakat, salah satunya adalah membantu SMA Patra Mandiri 1 Plaju-Palembang dan SMKN 8 Palembang untuk memberikan pelatihan tentang system kearsipan secara elektronik (electronic filling system).
Adapun hasil dan luaran yang dicapai dari Program Kemitraan Masyarakat (PKM) yang dilakukan di SMA Patra Mandiri 1 Palembang dan SMKN 8 Palembang adalah sebagai berikut: Melihat kondisi mitra 1 dan mitra 2 seperti yang telah diuraikan sebelumnya maka solusi permasalahan yang dapat dilakukan adalah dengan terapkannya sistem kearsipan secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Cano File For Windows 2.0.
Memang dalam hal ini, penyimpanan arsip yang diterapkan tidak murni elektronik, tetapi dilakukan penyimpanan secara manual (Hard copy). Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi adanya pemadaman listrik secara tak terduga. Adapun langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
- Pemberian pemahaman dan penjelasan apa yang dimaksud dengan Cano File For Windows. Cano File For Windows 2.0 adalah program aplikasi yang berfungsi sebagai aplikasi penyimpanan arsip/dokumen. Aplikasi ini keluaran Canon yang dapat membantu tenaga administrasi dalam meringankan pekerjaan penataan dokumen dan tidak membuat kesulitan. Aplikasi program ini sangat erat hubungannya dengan program data base dan penemuan kembali arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam Cano File For Windows dengan menggunakan alat scanner, dan bila sewaktu-waktu dibutuhkan maka dokumen tersebut dapat diambil.
- Pembuatan Struktur Cano File. Sebelum menata arsip dengan menggunakan Cano File For Windows 2.0, maka yang harus dilakukan adalah membuat struktur yang akan digunakan untuk mempermudah penataan arsip di komputer. Adapun struktur yang digunakan untuk penataan file adalah sebagai berikut:
Adapun kesimpulan yang bisa diambil dari pelatihan system kearsipan secara elektronik ini adalah bahwa pengelolaan arsip elektronik dinilai lebih efektif dibandingkan dengan pengelolaan arsip secara manual ditinjau dari segi kepraktisan dalam penciptaan dan penyimpananya, keamanan arsip elektonik lebih terjaga dibandingkan dengan arsip cetak karena dapat di backup kedalam berbagai media penyimapanan yang compatible, bahkan dapat disimpan secara online menggunakan fasilitas internet. (**)
Bantu Kami untuk Berkembang
Mari kita tumbuh bersama! Donasi Anda membantu kami menghadirkan konten yang lebih baik dan berkelanjutan. Scan QRIS untuk berdonasi sekarang!
