Palembang, Sumselupdate.com – Pengelolaan arsip menjadi salah satu faktor penting dalam mendukung efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan. Hal itu menjadi fokus kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Politeknik Negeri Sriwijaya (Polsri) melalui pelatihan kearsipan di PT Karya Beton Perkasa Palembang.
Kegiatan tersebut digelar Rabu (5/8/2026) di kantor PT Karya Beton Perkasa, Jalan Soekarno Hatta RT 04 RW 09, Kelurahan Siring Agung, Kecamatan Ilir Barat I, Palembang.
Program ini bertujuan memberikan pendampingan sekaligus solusi praktis terhadap persoalan administrasi, khususnya dalam penataan, penyimpanan dan temu kembali dokumen perusahaan.
Kegiatan PkM dari Jurusan Adminitrasi Bisnis Polsri tersebut dipimpin Hendra Sastrawinata, S.E., M.M. selaku ketua pelaksana. Ia didampingi dua dosen anggota, Raras Risia Yogasnumurti, S.E., M.M. dan Asep Suhendar, M.Pd.
Selain itu, kegiatan turut melibatkan tiga mahasiswa, yakni Meise Natasya, Ayu Lestari dan Sandra Tri Ranti.
Keterlibatan mahasiswa menjadi bagian dari upaya mengimplementasikan Tridharma Perguruan Tinggi sekaligus memberikan pengalaman langsung kepada mahasiswa dalam menerapkan pengetahuan di lingkungan dunia kerja.
Dalam sambutannya, Hendra mengatakan, sinergi antara perguruan tinggi dan dunia industri penting untuk membantu menyelesaikan berbagai persoalan operasional yang dihadapi perusahaan.
Menurutnya, pengelolaan arsip yang tertib dapat mempercepat alur kerja sekaligus meminimalkan risiko kehilangan dokumen penting.
“Pengabdian ini merupakan wujud kontribusi nyata akademisi dalam mendampingi mitra industri untuk menyelesaikan tantangan kearsipan secara efisien. Kami hadir tidak hanya membagikan teori, tetapi juga memberikan solusi aplikatif yang dapat langsung diterapkan oleh para pegawai dalam aktivitas sehari-hari,” ujar Hendra.
Ia berharap sistem kearsipan yang diterapkan dapat berjalan secara konsisten dan berkelanjutan di lingkungan PT Karya Beton Perkasa.
Sementara itu, pimpinan PT Karya Beton Perkasa Didik Haryono bersama empat staf operasional menyambut baik kegiatan pendampingan tersebut.
Didik mengatakan, meningkatnya volume dokumen proyek, berkas keuangan hingga surat-menyurat membuat perusahaan membutuhkan sistem pengarsipan yang lebih terstruktur.
“Pengelolaan arsip yang rapi dan terintegrasi merupakan kebutuhan vital untuk mendukung efektivitas aktivitas administrasi sehari-hari. Kehadiran tim pelaksana memberikan solusi praktis bagi kami dalam menyelaraskan penataan dokumen serta mempercepat proses pencarian arsip saat dibutuhkan,” kata Didik.
Menurutnya, pendampingan tersebut diharapkan dapat meningkatkan kemampuan pegawai dalam mengelola dokumen secara lebih profesional.
Pelatihan kemudian dilanjutkan dengan sesi berbagi yang disampaikan Raras Risia Yogasnumurti sebagai pemateri utama.
Dalam pemaparannya, Raras menekankan pentingnya keseragaman sistem pengkodean dan standardisasi klasifikasi dokumen pada setiap bagian kerja.
Peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai tata kelola arsip, teknik penyimpanan hingga proses temu kembali dokumen atau retrieval.
Raras menjelaskan, arsip memiliki nilai strategis karena menjadi sumber informasi yang dapat mendukung proses administrasi dan pengambilan keputusan perusahaan.
“Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan aset informasi strategis yang menentukan kecepatan pengambilan keputusan perusahaan. Kunci utama keberhasilan pengelolaan kearsipan terletak pada konsistensi penerapan kode dan kedisiplinan alur peminjaman dokumen,” jelasnya.
Sesi pelatihan berlangsung interaktif. Para staf PT Karya Beton Perkasa menyampaikan sejumlah kendala yang selama ini dihadapi, terutama terkait penataan dokumen fisik yang menumpuk di ruang penyimpanan.
Tim PkM kemudian memberikan sejumlah solusi praktis, mulai dari pemilahan dokumen hingga pemanfaatan ordner dan lemari arsip secara lebih efektif.
Kegiatan ditutup dengan penyerahan plakat penghargaan secara simbolis dari Hendra Sastrawinata kepada Didik Haryono.
Penyerahan tersebut menjadi simbol komitmen kedua pihak untuk terus membangun kerja sama, khususnya dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia dan tata kelola administrasi perusahaan.
Rangkaian kegiatan kemudian diakhiri dengan foto bersama antara tim PkM dan jajaran manajemen serta staf PT Karya Beton Perkasa.
(**)
Bantu Kami untuk Berkembang
Mari kita tumbuh bersama! Donasi Anda membantu kami menghadirkan konten yang lebih baik dan berkelanjutan. Scan QRIS untuk berdonasi sekarang!
