Baturaja, Sumselupdate.com – Sesuai aturan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Surat Edaran Bupati OKU yang dikeluarkan pada 2014 lalu, semua OPD/SKPD diwajbkan menyiapkan ruangan penyimpanan arsip atau disebut Record Center.
“Seharusnya sejak dikeluarkan SE Bupati pada 2014 lalu, semua OPD atau satuan kerja dijajaran Pemkab OKU sudah harus menyiapkan ruangan penyimpanan arsip atau Record Center. Sementara untuk saat ini, kami lihat para OPD atau SKPD sudah menyiapkannya. Hanya saja,” kata Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan OKU, melalui Kabid Pengolahan Arsip, Kodirin.
Dikatakannya, sejalan dengan diterapkannya fungsi Record Center ini, pihaknya saat ini terus melakukan upaya jemput bola dor to dor ke OPD/SKPD, dalam rangka mengumpulkan arsip-arsip yang sudah masuk dalam kategori arsip statis.
“Pengertian arsip ini ada dua, untuk arsip yang masih dipergunakan itu masih masuk kategori arsip dinamis sedangkan arsip yang sudah masuk kategori disimpan itu masuk kategori arsip statis,” terangnya.
Menurut Kodirin, sesuai fungsi dan tugasnya, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan OKU, salah satunya harus mengumpulkan dan mengelola arsip-arsip statis yang dirawat dan dikumpulkan di ruangan khusus kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten OKU. “Arsip-arsip statis itu nantinya akan berguna, salah satunya untuk dokumen sejarah, penelitian atau bahan dokumentasi negara,” paparnya.
Disinggung jumlah koleksi arsip statis yang sudah dikumpulkan pihaknya saat ini? Kodirin mengaku, belum bisa menyebutkan jumlahnya. Pasalnya menurut dia, dirinya sendiri baru bergabung di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan OKU, sehingga masih dalam tahap melakukan pengecekan dan penghitungan jumlah arsip statis yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan OKU.
“Untuk jumlah arsip statis belum bisa saya sebutkan karena masih saya hitung dan susun ulang. Saya sendiri juga masih baru bergabung disini selain itu maaf, kebanyakan arsip-arsip statis yang diberikan SKPD dikumpulkan dalam bentuk karungan bukan tersusun, jadi harus kami susun dan hitung dahulu,” ungkapnya sedikit menahan sesal.
Terkait paradigma arsip statis yang diberikan oleh OPD/SKPD masih diberikan dalam bentuk karungan alias ditumpukkan dan dimasukkan dalam karung, pihaknya saat ini sudah menyampaikan surat pemberitahuan kepada OPD/SKPD dijajaran Pemkab OKU.
Agar tidak lagi mengirimkan atau memberikan arsip statis dalam bentuk karungan. Tetapi sudah menyusunnya dengan rapi dan dijilid atau dibuat boks, sehingga mudah disusun dan disimpan pihaknya dalam ruangan penyimpanan kearsipan.
“Sudah kami sampaikan surat pemberitahuan ke SKPD. Jadi arsip statis yang diberikan ke kami sudah dalam bentuk dokumen rapi, sebab kalau tidak akan kami tolak,” pungkasnya. (wid)
