Indralaya, Sumselupdate.com – Teknologi kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI) kini dapat dimanfaatkan untuk mempermudah pengelolaan organisasi, termasuk dalam urusan administrasi, penyusunan program kerja, hingga koordinasi kegiatan.
Untuk mengenalkan pemanfaatan teknologi tersebut kepada generasi muda, tim dosen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sriwijaya (Unsri) menggelar kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PKM) bagi pengurus Karang Taruna Desa Tanjung Dayang Selatan, Kabupaten Ogan Ilir, Sumatera Selatan.
Kegiatan bertajuk “Peningkatan Keterampilan Pemanfaatan Teknologi Informasi untuk Efektivitas Manajemen Organisasi Karang Taruna Desa Tanjung Dayang Selatan Kabupaten Ogan Ilir” tersebut dilaksanakan pada 12 September 2026 di Desa Tanjung Dayang Selatan.
Program ini merupakan bagian dari Skema Pengabdian Berbasis Masyarakat Universitas Sriwijaya Tahun 2026. Tujuannya meningkatkan keterampilan pengurus Karang Taruna dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan organisasi yang lebih efektif, tertib, dan sistematis.
Kegiatan PKM tersebut diketuai Dr. Wita Farla WK, S.E., M.M., dengan anggota tim Nia Meitiasari, S.E., M.Si., F.X. Parama Santati, S.Kom., M.Kom., Ratu Aisyah Ratih Primputri, S.E., M.M., Tika Rahma Yani Siregar, S.E., M.M., serta Aulia Shafira Vanessa, S.Pd., M.M.
Dalam sambutannya, Dr. Wita Farla WK menyampaikan bahwa kegiatan tersebut merupakan implementasi Tridharma Perguruan Tinggi, khususnya pengabdian kepada masyarakat.
Menurutnya, perguruan tinggi memiliki tanggung jawab untuk mentransfer ilmu pengetahuan dan teknologi agar dapat memberikan manfaat langsung bagi masyarakat.
Pemanfaatan teknologi informasi diharapkan tidak hanya sebatas sarana memperoleh informasi, tetapi juga mampu membantu organisasi menjalankan aktivitas secara lebih efektif, terarah, dan profesional.
Pengurus Karang Taruna Diajari Menggunakan AI NotebookLM
Salah satu materi utama dalam pelatihan ini adalah pengenalan NotebookLM, sebuah perangkat berbasis AI yang dapat membantu pengguna memahami, merangkum, dan mengelola berbagai sumber informasi atau dokumen.
Teknologi tersebut diperkenalkan sebagai alat bantu untuk mendukung pekerjaan administratif dan manajerial Karang Taruna.
Melalui NotebookLM, pengurus organisasi dapat memanfaatkan dokumen seperti proposal kegiatan, notulen rapat, laporan pertanggungjawaban, pedoman organisasi, hingga jadwal kegiatan sebagai sumber informasi untuk membantu menyelesaikan berbagai pekerjaan.
Tim dosen juga menjelaskan penerapan teknologi tersebut dalam empat fungsi manajemen yang dikenal dengan konsep POAC, yakni Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pengarahan), dan Controlling (pengawasan).
Pada tahap perencanaan, NotebookLM dapat membantu merangkum dokumen dan mengidentifikasi kebutuhan kegiatan. Dalam pengorganisasian, teknologi ini dapat dimanfaatkan untuk mengidentifikasi tugas serta menyusun pembagian pekerjaan.
Sementara itu, pada fungsi pengarahan dan pengawasan, NotebookLM dapat membantu menyiapkan bahan komunikasi, merangkum hasil rapat, serta menyusun daftar pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti.
Pelatihan juga mencakup praktik pemanfaatan NotebookLM untuk membantu penyusunan proposal kegiatan, merangkum notulen rapat, membuat agenda pertemuan, menyusun daftar persiapan kegiatan, hingga menyiapkan pengumuman untuk dibagikan melalui grup komunikasi organisasi.
Bahkan, teknologi ini dapat dimanfaatkan untuk mengolah informasi mengenai profil dan potensi Desa Tanjung Dayang Selatan sebagai bahan pengenalan serta publikasi desa.
Dosen Unsri Siapkan Buku Saku Panduan NotebookLM
Agar keterampilan yang diperoleh dapat terus diterapkan setelah pelatihan, tim pengabdian juga menyusun dan menyediakan buku saku berjudul “NotebookLM: Panduan Praktis Pemanfaatan NotebookLM untuk Efektivitas Manajemen Organisasi Karang Taruna Desa Tanjung Dayang Selatan Kabupaten Ogan Ilir”.
Buku saku tersebut menjadi salah satu luaran pendukung kegiatan sekaligus panduan praktis bagi pengurus Karang Taruna dalam menggunakan teknologi AI.
Materinya mencakup pengenalan NotebookLM, manfaat bagi pengelolaan organisasi, tahapan penggunaan, contoh penerapan dalam pekerjaan organisasi, serta kumpulan instruksi atau prompt praktis untuk membantu menyelesaikan berbagai tugas.
Para peserta juga diperkenalkan dengan lima elemen penting dalam menyusun prompt yang efektif, yaitu konteks, tugas, sumber, format, dan batasan.
Dengan instruksi yang jelas dan spesifik, penggunaan NotebookLM diharapkan dapat menghasilkan informasi yang lebih relevan dengan kebutuhan organisasi.
Tidak hanya itu, buku saku tersebut turut memuat panduan etika penggunaan AI, termasuk pentingnya memverifikasi informasi yang dihasilkan, menjaga keamanan dokumen organisasi, serta tidak menyerahkan seluruh proses pengambilan keputusan kepada teknologi.
AI Jadi Alat Bantu, Bukan Pengganti Pengurus
Melalui kegiatan ini, tim dosen Unsri menekankan bahwa pemanfaatan NotebookLM bukan untuk menggantikan peran dan tanggung jawab pengurus Karang Taruna.
Sebaliknya, teknologi AI diharapkan menjadi alat bantu untuk mempermudah pengelolaan informasi, mempercepat pekerjaan administratif, serta meningkatkan kualitas koordinasi dan komunikasi antaranggota.
Penguasaan teknologi informasi menjadi salah satu keterampilan penting bagi generasi muda dalam menghadapi perkembangan zaman. Kemampuan tersebut juga dapat mendukung Karang Taruna menjalankan berbagai kegiatan sosial dan pemberdayaan masyarakat di tingkat desa.
Melalui pengenalan NotebookLM dan penyediaan buku saku sebagai panduan, Universitas Sriwijaya berupaya mendorong transformasi pengelolaan organisasi kepemudaan agar lebih tertib, efektif, kolaboratif, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi digital.
(**)
Bantu Kami untuk Berkembang
Mari kita tumbuh bersama! Donasi Anda membantu kami menghadirkan konten yang lebih baik dan berkelanjutan. Scan QRIS untuk berdonasi sekarang!
