Palembang, Sumselupdate.com – Sebagai implementasi Tri Darma perguruan tinggi, Tim Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) Politeknik Negeri Sriwijaya (Polsri) menggelar kegiatan berupa pelatihan pengelolaan kearsipan di Taman Kanak-Kanak Islam Terpadu (TK IT) ASRI pada 5 Agustus 2026.
Tim Pelaksana PkM Polsri dari Jurusan Adminitrasi Niaga yang diketuai Mariskha. Z, S.E., M.M dengan anggota Esya Alhadi, S.E., M.M dan Yulia Pebrianti, S.EI, M.Si yang melibatkan tiga mahasiswa masing-masing Dwi Wulandari, Jasna, dan Rizky Altitania.
Dalam pelatihan tersebut, tim pelaksana PkM Polsri memberikan materi pelatihan pengelolaan arsip manual dengan baik dan sesuai standar sistem kearsipan yang baku.
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara awal yang dilakukan oleh tim pelaksana mahasiswa terhadap kepala sekolah serta para guru yang sekaligus merangkap tugas sebagai petugas administrasi ditemukan bahwa pengelolaan arsip di TK IT ASRI masih berjalan sangat sederhana dan konvensional.
Dalam operasional harian, alur penanganan surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual. Setiap kali dokumen diterima atau selesai dibuat, petugas hanya mencatat informasi terbatas berupa nomor surat, perihal, dan tanggal pada buku agenda, sebelum akhirnya lembaran fisik tersebut disimpan.
Pengelolaan arsip pada mitra masih tergolong tidak teratur dalam manajemen dokumen. Tim pelaksana mengidentifikasi bahwa kendala utama dari pengelolaan arsip yang belum tertata pada mitra berakar pada keterbatasan pemahaman dan kompetensi teknis petugas tata usaha sekolah mengenai manajemen kearsipan yang standar dikarenakan petugas arsip pada mitra tidak memiliki background kearsipan.
“Berdasarkan data jumlah dokumen sebelumnya pada TK IT ASRI belum mencapai ratusan surat atau dokumen per bulan, sehingga pengelolaan arsip pada mitra masih dapat dilakukan secara manual,” jelas Ketua Tim Pelaksana PkM Polsri, Mariskha. Z, S.E., M.M.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Taman Kanak-Kanak Islam Terpadu (TK IT) ASRI Zulaikha Agustinawati M.Psi Psikolog melalui Tenaga Pendidik Wartini mengapresiasi kegiatan pelatihan ini.
Menurutnya, pengelolaan dokumen dan arsip yang rapi menjadi kunci utama efisiensi manajemen di lembaga pendidikan.
Kesadaran inilah yang mendorong TK IT ASRI yang berlokasi di Jl. Sukabangun II RT 25 RW 04 No. 1451, Km 6,5 Palembang, untuk mulai membenahi sistem tata kelola administrasi internalnya.
Sebagai lembaga pendidikan yang aktif berkembang, TK IT ASRI setiap harinya tidak terlepas dari kegiatan administrasi seperti pengelolaan dokumen dan arsip.
Adapun dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan administrasi seperti dokumen legalitas pendirian yayasan, data menyeluruh peserta didik, dokumen kurikulum, administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, hingga lalu lintas surat-menyurat operasional sekolah.
Mengingat krusialnya fungsi dokumen-dokumen tersebut, sistem penyimpanan yang baik sangat dibutuhkan agar seluruh berkas dapat ditemukan kembali dengan cepat saat diperlukan.
(**)
Bantu Kami untuk Berkembang
Mari kita tumbuh bersama! Donasi Anda membantu kami menghadirkan konten yang lebih baik dan berkelanjutan. Scan QRIS untuk berdonasi sekarang!
